Satın Alma & Tedarikçi Portalı

Talepten mini ihaleye, denetim izi bırakarak

Departman talebinden tedarikçi teklifine, karardan denetim izine kadar satın almanın tamamını tek platformda yürüten ERP entegre portal. Tedarikçi de sürecin içinde, dışında değil.

Problem

• Talepler farklı formatlarda geliyor, birleştirmek elle yapılıyordu.
• Onay zinciri kimin sırasında beklediği belli olmayacak şekilde tıkanıyordu.
• Teklifler e-posta ve telefonda toplanıyor, karşılaştırma tabloları elle hazırlanıyordu.
• Bir kararın neden verildiği, aylar sonra denetimde açıklanamıyordu.
• Tedarikçi belge ve sertifika takibi ayrı bir dosya işiydi.

Nasıl çözdük

Tek form, tek dil

Tüm departmanlar aynı yapılandırılmış formu kullanıyor; talep verisi baştan analiz edilebilir biçimde doğuyor.

Görünür onay zinciri

Talebin hangi adımda, kimde beklediği herkese açık. Tıkanma noktası tartışma konusu olmaktan çıktı.

Geçmişten öğrenme

Talep geçmişi birim ve kalem bazında raporlanabiliyor; tekrar eden ihtiyaçlar toplu alıma dönüşebiliyor.

Mini ihale ve ısı haritası

Tedarikçiler tekliflerini portalden giriyor, anlık rekabet sıralamasını görüyor. Avantajlı teklifler ısı haritasıyla vurgulanıyor; en iyi seçenek tabloyu okumadan göze çarpıyor.

Zorunlu gerekçelendirme

Sistemin önerdiği tedarikçi dışında bir seçim yapılacaksa gerekçe yazmak zorunlu. Karar serbest ama kayıtsız değil.

Denetime hazır iz

Her işlem milisaniye hassasiyetinde loglanıyor. BRC kapsamındaki tedarikçi DÖF, sertifika ve kalite denetim takibi aynı portalde yürüyor.

Sistemin yaptığı işler

• Yapılandırılmış talep formu ve çok kademeli onay
• Mini ihale — anlık rekabet sıralaması
• Teklif ısı haritası ve karar desteği
• Tedarikçi portalı ve otomatik erişim hesapları
• ERP malzeme / cari senkronizasyonu
• BRC uyumlu tedarikçi DÖF ve sertifika takibi
• Milisaniye hassasiyetinde denetim izi
• WhatsApp ve e-posta bildirimleri

Kazanım

• Kâğıt talep formu ve e-postayla teklif toplama ortadan kalktı.
• Onay zincirindeki bekleme noktaları görünür hale geldi.
• Her satın alma kararı, gerekçesiyle birlikte kayıtlı.
• Tedarikçi belge takibi denetime hazır durumda tutuluyor.

Sık sorulan sorular

Satın alma portalı ne işe yarar?

Talepleri tek formatta toplar, onay zincirini görünür kılar, tedarikçilerin teklifi portala doğrudan girmesini sağlar ve karşılaştırma tablosunu otomatik hazırlar. Her kararın gerekçesi denetim için kayıtlı kalır.

İletişim

eproses — Halkapınar, 1348. Sk. No:5 D:227, 35170 Konak / İzmir. Telefon: +90 536 031 84 05. E-posta: bilgi@eproses.com.