Performans değerlendirme nasıl yapılır? Yöntemler, form ve 360 derece
Performans değerlendirme, bir çalışanın belirli bir dönemdeki iş sonuçlarının ve davranışlarının önceden belirlenmiş hedef ve yetkinliklere göre değerlendirilip kendisiyle paylaşıldığı süreçtir. En yaygın yöntemler hedef bazlı (MBO), yetkinlik bazlı ve 360 derece değerlendirmedir. Amaç not vermek değil, çalışanın gelişimini ve doğru görevde olmasını sağlamaktır.
Performans değerlendirme nedir?
Çoğu şirkette performans değerlendirme yılda bir kez doldurulan bir formdan ibaret. Yönetici yıl sonunda hatırladığı birkaç olaya göre puan veriyor, çalışan puanını öğreniyor, form dosyaya giriyor. Ne yönetici ne çalışan bu süreçten bir şey kazanıyor.
Oysa iyi yapılmış bir performans değerlendirme üç soruya cevap veriyor: Bu dönemde ne başardık? Nerede zorlandık ve neden? Bir sonraki dönemde neyi farklı yapacağız ve bunun için neye ihtiyacın var?
Performans değerlendirme yöntemleri
- Hedef bazlı değerlendirme (MBO): Dönem başında çalışanla birlikte belirlenen ölçülebilir hedeflere ne kadar ulaşıldığına bakılır. Kavram Peter Drucker’ın 1954’te ortaya koyduğu amaçlarla yönetim (Management by Objectives) yaklaşımına dayanır.
- Yetkinlik bazlı değerlendirme: İşin gerektirdiği davranış ve becerilere bakılır: iletişim, problem çözme, ekip çalışması, liderlik. Ne yapıldığından çok nasıl yapıldığını ölçer.
- 360 derece değerlendirme: Çalışan; yöneticisi, ekip arkadaşları, kendisine bağlı çalışanlar ve gerekiyorsa müşteriler tarafından değerlendirilir. Özellikle yöneticilerin gelişimi için güçlü bir araçtır.
- Davranışsal derecelendirme ölçeği (BARS): Her puan seviyesi somut davranış örnekleriyle tanımlanır; “3 puan” yerine “müşteri şikâyetini aynı gün sahiplenir ve takip eder” gibi.
- Zorunlu dağılım: Çalışanların belirli oranlarda üst, orta ve alt gruplara ayrılması. Rekabeti artırabilir ama ekip içi iş birliğine zarar verebildiği için tartışmalıdır.
Performans değerlendirme formunda neler olmalı?
- Görev ve dönem bilgisi: Pozisyon, görev tanımı, değerlendirme dönemi.
- Hedefler: Dönem başında belirlenen hedefler, hedef değeri, gerçekleşen değer ve açıklama.
- Yetkinlikler: Pozisyona özgü 4–6 yetkinlik ve her biri için davranış örnekleriyle puan.
- Öz değerlendirme: Çalışanın kendi gözünden başarıları ve zorlandığı konular.
- Güçlü yönler ve gelişim alanları: Somut örneklerle.
- Gelişim planı: Bir sonraki dönem için eğitim, görevlendirme, mentorluk.
- Bir sonraki dönemin hedefleri.
Performans değerlendirme nasıl yapılır? Adım adım
- 1. Görev tanımını netleştirin. Çalışanın neyle değerlendirileceği baştan belli değilse değerlendirme adil olmaz.
- 2. Dönem başında hedefleri birlikte belirleyin. Yukarıdan dikte edilen hedef sahiplenilmez.
- 3. Dönem içinde düzenli konuşun. Yılda bir kez değil; ayda ya da çeyrekte bir kısa görüşme. Değerlendirme günü sürpriz olmamalı.
- 4. Veri ve örnek toplayın. Hafızaya değil, kayda dayanın.
- 5. Çalışandan öz değerlendirme isteyin.
- 6. Görüşmeyi yapın. Önce dinleyin, sonra konuşun. Somut örneklerle, davranışa odaklanarak; kişiliğe değil.
- 7. Gelişim planını ve bir sonraki dönemin hedeflerini birlikte yazın.
Değerlendirme görüşmesinde nelere dikkat edilmeli?
Görüşme, sürecin en kritik ve en çok ihmal edilen kısmı. Sahada gördüğümüz bazı ilkeler:
- Sakin, kesintisiz bir ortam ve yeterli zaman ayırın.
- Konuşmayı çalışanın öz değerlendirmesiyle başlatın.
- “Her zaman”, “hiçbir zaman” gibi genellemelerden kaçının; somut olay ve tarih verin.
- Gelişim alanını konuşurken nedenini anlamaya çalışın. Belki sorun kişide değil, kaynakta, süreçte ya da görevin kişiye uygun olmamasında.
- Görüşmeyi gelecekle bitirin: Ne yapacağız, sana nasıl destek olacağım?
Sık yapılan hatalar
- Yakınlık etkisi: Son haftalardaki olayların bütün döneme genellenmesi.
- Hale etkisi: Bir alandaki başarının ya da hatanın diğer bütün alanlara yansıtılması.
- Merkeze yığılma: Kimseyi üzmemek için herkese orta puan vermek.
- Değerlendirmeyi yalnızca prim ve zamla ilişkilendirmek. Gelişim konuşması paraya gölgede kalır.
- Görüşme yapmadan formu doldurup imzaya göndermek.
Doğru kişi, doğru görevde
Performans değerlendirmede en çok gözden kaçan şey, düşük performansın her zaman çalışanın isteksizliğinden ya da yetersizliğinden kaynaklanmadığı. Çoğu zaman bir çalışan karakterine ve yeteneğine uygun olmayan bir görevdedir. Detaycı ve sistemli bir arkadaşı sürekli dışarıda müşteri görüşmesine göndermek ya da insan ilişkileri güçlü birini bütün gün bir ekranın başına oturtmak, iki kişinin de potansiyelini harcamak demek.
Güçlü Halka programımızda bu bakışla çalışanı karakterine uygun görevde güçlendirmeyi hedefliyoruz. Görev tanımı için ücretsiz formumuzu da kullanabilirsiniz. Siz de bu konuda destek almak isterseniz bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Performans değerlendirme nedir?
Çalışanın belirli bir dönemdeki iş sonuçlarının ve davranışlarının önceden belirlenmiş hedef ve yetkinliklere göre değerlendirilip kendisiyle paylaşıldığı süreçtir.
Performans değerlendirme yöntemleri nelerdir?
En yaygınları hedef bazlı (MBO), yetkinlik bazlı, 360 derece, davranışsal derecelendirme ölçeği (BARS) ve zorunlu dağılım yöntemleridir.
360 derece değerlendirme nedir?
Çalışanın yöneticisi, ekip arkadaşları, kendisine bağlı çalışanlar ve gerekiyorsa müşteriler tarafından değerlendirildiği yöntemdir. Özellikle yönetici gelişimi için kullanılır.
Performans değerlendirme ne sıklıkla yapılmalı?
Resmi değerlendirme genelde yılda bir ya da iki kez yapılır. Ancak dönem içinde aylık ya da çeyreklik kısa görüşmeler yapılması, değerlendirme gününün sürpriz olmamasını sağlar.
Performans değerlendirme formunda neler olmalı?
Görev bilgisi, dönem hedefleri ve gerçekleşme, pozisyona özgü yetkinlikler, öz değerlendirme, güçlü yönler ve gelişim alanları, gelişim planı ve bir sonraki dönemin hedefleri.
İlgili hizmet: Lider gelişim ve dönüşüm